Penulisan Surat Yang Benar Untuk Bisnis

Ilustrasi penulisan surat yang benar

Dalam menjalankan suatu usaha, kita tentu saja akan berhubungan dan berkomunikasi dengan pihak-pihak lainnya. Baik dengan instansi pemerintah, dengan mitra bisnis, maupun dengan konsumen. Salah satu bentuk komunikasi bisnis yang sering dilakukan adalah melalui surat. Agar pesan tersampaikan secara efektif, maka harus memperhatikan cara penulisan surat yang benar.

Merumuskan Tujuan

Tujuan utama pembuatan surat adalah untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis agar dapat dipahami dan dipelajari dengan lebih seksama. Hal ini penting agar penerima surat dapat memahami yang dimaksud dan memberikan tanggapan terhadap isi surat. Apalagi lembaga bisnis membutuhkan bukti tertulis tentang suatu hubungan sehingga dapat diarsip.

Komunikasi secara tertulis tentu saja berbeda dengan komunikasi secara lisan dimana kita dapat menjelaskan secara lebih lengkap dan lebih detail. Oleh karena itu dalam penulisan surat yang benar untuk bisnis, kita dapat menyampaikan maksud secara umum. Sedangkan penjelasan maupun uraian detail dan lengkapnya akan disampaikan secara lisan, maupun dengan surat lanjutan tentunya setelah ada respon.

Oleh karena itu, sebelum menulis surat resmi, kita tentukan merumuskan terlebih dahulu maksud pembuatan surat itu. Apakah dimaksudkan untuk meminta bertemu dengan pejabat tertentu atau mitra bisnis, sekadar menyampaikan informasi, ataukan permintaan untuk melakukan presentasi.

Aturan Baku

Secara umum tidak ada aturan baku tentang format dalam penulisan surat bisnis. Hanya saja kita perlu memperhatikan penulisan surat yang benar agar maksud yang ingin kita sampaikan dapat dipahami dengan baik oleh penerima surat. Ada beberapa hal yang tetap perlu diperhatikan dalam penulisan surat bisnis. Diantaranya harus disebutkan dengan jelas nomor surat, lampiran yang disertakan dalam surat, maupun menyangkut perihalnya.

Nomor surat penting untuk dicatat dalam buku rekaman agar mudah dilacak apabila dibutuhkan di lain waktu. Nomor surat juga penting bagi kita apabila kita mendapatkan respon atau tanggapan terhadap surat yang dikirim. Begitu juga perihal atau tema surat penting untuk mengklasifikasikan isi-isi surat yang pernah dibuat.

Sepeti halnya dengan penulisan surat yang benar untuk bidang-bidang lainnya, jangan lupa mencantumkan tanggal dan kepada siapa surat itu ditujukan. Pada akhir surat, cantumkan nama pengirim beserta jabatan dan cap perusahaan. Apabila kertas surat yang digunakan sudah ada kop perusahaan sebenarnya kita bisa tidak perlu mencantumkan cap stempel. Namun kadang ada juga perusahaan yang menyertakan keduanya.

Yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat bisnis, penulisan isi surat sebaiknya tidak perlu didahului prolog atau keterangan yang bersifat basa-basi, seperti harapan atau doa kesehatan. Selain tidak penting, tak jarang hal ini malah mengesankan kurang profesionalnya kita. Apalagi kalau kita berkirim surat dengan pebisnis asing, malah akan disepelekan.

Oleh karena itu yang lebih penting bila surat ditulis langsung pada pokok persoalannya dan tidak bertele-tele. Kalau maksud atau tujuan kita bisa disampaikan dalam dua atau tiga kalimat, kita tidak perlu memperpanjangnya menjadi banyak kalimat. Yang penting, maksudnya sudah tersampaikan dengan jelas dan padat. Itu yang utama.

Karakteristik dari Surat Bisnis

Surat-surat bisnis sangat sulit untuk di rumuskan. Surat-surat bisnis juga harus mencerminkan citra organisasi bisnis dan juga harus di buat apik. Jadi, cara terbaik untuk menulis surat tersebut adalah untuk mempertahankan format yang tepat. Sebuah surat bisnis dapat diklasifikasikan menurut sifat seperti surat referensi atau bisa juga surat penyelesaian utang.

Berikut ini adalah beberapa karakteristik penting dari surat bisnis. Anda juga akan melihat karakteristik yang sama dalam contoh format surat bisnis yang tepat.

• Setiap surat bisnis, harus pendek. Pentingnya surat pendek adalah bahwa orang yang membaca surat tersebut harus memahami pentingnya surat dalam garis minimum yang mungkin. Hal ini biasanya dilakukan untuk menghemat waktu dan energi dari penerima surat.
• Nada surat adalah aspek lain yang sangat penting dari surat itu. Surat itu harus terdengar sopan, sopan dan tegas. Surat tersebut juga harus terdengar meyakinkan harus memiliki nada sopan.
• Secara faktual, surat bisnis harus akurat dan fakta-fakta dan pikiran harus disajikan dengan cara yang sangat sistematis.

Contoh Format Surat Bisnis

Berikut ini adalah contoh kecil dari sebuah surat yang menghadirkan format yang tepat untuk surat bisnis.

Nama Anda,

Nama Organisasi Anda,

Alamat Organisasi,

Anda Korespondensi Nomor,

Tanggal

Ref: Surat Kutipan

Kepada Yth,

Surat ini mengacu pada surat yang datang hari ------- tanggal ------ bahwa organisasi kami telah menerima pesanan dari Anda dengan target masuk pemesanan pada tanggal -----, dan target pengiriman hasil pada tanggal ----- . Sebuah katalog yang mengutip harga komponen otomotif kami telah terpasang.

Referensi pesanan yang Anda berikan, terbukti sangat bermafaat bagi kelancaran pesanan, dan kami menerima tanggapan yang sangat baik beberapa hasil pekerjaan di lapangan. Bankir Anda juga membuat pernyataan resmi mengenai kredibilitas pembiayaan dari organisasi Anda.

Para eksekutif penjualan dan departemen keuangan telah dengan demikian diizinkan memberikan periode kredit dalam jangka waktu 8 bulan selama kerja sama bisnis reguler ini berlangsung dan terbebas dari kepentingan yang lain. Jangka waktu kredit yaitu sebagai berikut, namun akan dikenakan biaya dengan dalam tingkat kenaikan 2% dari bunga yang ada.

Dalam kasus di mana Anda akan memanfaatkan fasilitas kredit, kami tidak akan melepaskannya tanpa ada perjanjian sebelumnya. Setiap diskon perdagangan. Dalam kasus pembelian massal, diskon perdagangan dihitung dan mudah mudahan bisa disepakati bersama dalam klausul yang bisa memenangkan perusahaan Anda dan perusahaan kami juga.

Kami berharap untuk hubungan bisnis yang sangat sehat dan tahan lama.

Ucapan terima kasih,

Hormat,

Nama pengirim dan status penunjukan

Tanda tangan dan cap

Anda akan melihat contog dari paparan di atas bahwa penulisan surat yang benar dalam kaitannya sebagai surat bisnis itu sangat singkat padat dan to the point. Surat tidak pernah mencoba untuk membuang waktu pembacanya, dengan kata kata yang terlalu mendayu, basa basi berlebihan, dan mencoba bermain kata kata agar meyakinkan dan mendorong minat pembaca.

Paragraf pertama dari surat itu terdiri dari referensi masa lalu. Paragraf berikutnya adalah paragraf faktual di mana sebenarnya isi surat tersebut telah disediakan untuk. Kelangsungan bisnis itu sendiri

Dalam paragraf terakhir penutupan huruf kecil terasakan profesional dan catatan berterima kasih telah disertakan. Dalam beberapa surat salam awal, dimulai dengan nama orang kepada siapa surat itu telah ditujukan kepada atau penerima. Memberikan referensi yang tepat juga sangat penting karena refresh referensi hanya memori pembaca dan konteks dari surat itu lebih baik dipahami.

Surat yang ditulis dalam format bisnis yang tepat dapat Anda jadikan template untuk membuat kesan abadi atau reguler pada pembaca. Bahkan, departemen penjualan, benar-benar bisa memanfaatkan seperti format untuk membangun goodwill dan reputasi. Ini semacam komunikasi juga cenderung untuk mengembangkan hubungan bisnis yang langgeng.